Privacystatement

Woonforte
Baronie 30, 2404 XG Alphen aan den Rijn
KvK Leiden, nummer 28023102

Als woningcorporatie ontkomen wij er niet aan om gegevens van onze huurders en woningzoekenden te verwerken. Woonforte neemt privacy serieus en hanteert een strikt
privacybeleid.

Wij hanteren met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:
1. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we de gegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
2. Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.
3. Wij houden ons strikt aan de Algemene verordening gegevensbescherming en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens.
Dit privacystatement geeft aan hoe wij omgaan met uw gegevens.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Woonforte heeft uw persoonsgegevens nodig voor onder andere de volgende doeleinden:
• Huur en verhuur: denk hierbij aan bijvoorbeeld het aanbieden van woningen, uitvoeren van de huurovereenkomst, het berekenen en vastleggen van inkomsten,
het innen van huren (inclusief het uithanden geven van achterstanden), selecteren van woningzoekenden, onderhoud en reparatie, het behandelen van geschillen en de
controle door de accountant;
• Sociaal beheer: denk hierbij aan het opslaan en delen van de noodzakelijke persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt te bestrijden en om
de leefbaarheid in de buurt te verbeteren;
• Wet- en regelgeving: de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
• Archiefbestemming: persoonsgegevens voor het archiefbeheer;
• Documentenbeheer: verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering;
• Behartiging van het organisatiebelang en verantwoording van bedrijfsdoelstellingen:
persoonsgegevens die noodzakelijkheid zijn om de woningcorporatie goed te runnen, zoals het behandelen van geschillen, het doen van klanttevredenheid- en
marketingonderzoeken, beveiliging en het opnemen van telefoongesprekken bij de eerstelijnsservice om de dienstverlening te verbeteren.
• Overige doeleinden: denk hierbij aan het laten monitoren van het verbruik in de woningen door onze leverancier.

Welke gegevens verzamelen wij?
Bent u geïnteresseerd in een van onze verhuureenheden zoals een woning of een parkeergelegenheid en schrijft u zich in als geïnteresseerde, dan hebben wij in ieder geval de volgende persoonsgegevens van u nodig:
• volledige naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
• geboortedatum;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• KvK uittreksel (indien van toepassing).

Wanneer u woningzoekende of huurder van ons wordt, hebben wij in ieder geval van u de
volgende persoonsgegevens nodig:

• betalingsgegevens (bankrekeningnummer);
• gegevens voor het berekenen en vastleggen van de inkomsten, zoals loonstroken en inkomensverklaring;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst zoals contacthistorie (waarover, wanneer en op welke wijze u contact met ons op heeft gehad) en verificatie identiteit;
• gegevens van uw medehuurders of medebewoners/familieleden;
• gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;
• andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een wet.

Grondslagen
Wij verwerken alleen uw gegevens voor zover dit wettelijk is toegestaan. De grondslagen die wij daarvoor hanteren zijn:
• uitvoeren van een overeenkomst; alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van de huurovereenkomst;
• wettelijke plicht; gegevens die wij verplicht moeten doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, politie en andere overheidsinstanties;
• gerechtvaardigd belang; gegevens die wij nodig hebben voor intern beheer, behartiging van onze belangen en beveiliging, waarbij de afweging is gemaakt tussen de zwaarte van het belang van Woonforte en de inbreuk op uw privacy;
• ondubbelzinnige toestemming; in sommige gevallen worden uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming verwerkt. Deze toestemming mag door u altijd
ingetrokken worden.

Klantportaal: Mijn Woonforte
Iedere huurder van Woonforte krijgt inloggegevens voor een persoonlijke pagina op Mijn Woonforte. Het genereren van deze inloggegevens gebeurt automatisch zodra het emailadres bij ons bekend is. Voor een huurder is het mogelijk een account aan te maken door het invullen van het e-mailadres, dan wel postcode, huisnummer, geboortedatum en machtigingskenmerk. De ten behoeve van informatieverzoeken, e-mail of verzoeken vanuit Mijn Woonforte verstrekte informatie wordt uitsluitend gebruikt voor de afhandeling van de
aanvraag of reactie.

Website
Woonforte verzamelt en gebruikt uw persoonlijke gegevens op de website in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze website te verbeteren. Informatie over bezoeken aan onze site worden slechts gebruikt ter ondersteuning van technische beslissingen en statistische
verwerkingen en nooit gebruikt ter identificatie van individuele personen.

Op onze website is het ook mogelijk om interesseformulieren in te vullen bij koopwoningen, bedrijfsruimtes en soms in het geval van een project. De volgende gegevens worden dan gevraagd:
• Koopwoning: naam, mailadres, telefoonnummer, of men huurder is of niet en naar welke type woning de voorkeur uitgaat.
• Bedrijfsruimte: bedrijfsnaam, contactpersoon, KvK nummer, adres, telefoonnummers, e-mailadres, website van het bedrijf, oprichtingsdatum, benodigde ruimte (bestemming), minimaal en maximaal aantal m2, minimale en maximale netto huurprijs en gewenste locaties.
• Project: naam, e-mailadres, telefoonnummer, projectspecifieke vragen. Via onze website kunnen belangstellenden zich aanmelden voor het digitale Woonnieuws.
Dit gebeurt op de aanmeldingspagina van Docufiller waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. In dit formulier vragen we naar: e-mailadres, voorletters, voornaam en achternaam.

Marktonderzoek
Wij willen een Alphen aan den Rijn waar mensen gelijke kansen hebben, in vrijheid en veiligheid leven, een passend thuis hebben en deel hebben aan een sterke en duurzame samenleving. Om een passend thuis te bieden, benaderen wij huurders ook actief met een passend aanbod en vragen wij hen mee te denken over ons beleid rondom sociale volkshuisvesting. Dit doen wij bijvoorbeeld door middel van onderzoeken of enquêtes. Wij gebruiken uw contactgegevens om u uit te nodigen voor het onderzoek. U kunt zich hier altijd voor afmelden. De onderzoeksresultaten worden geanonimiseerd.

Videocameratoezicht
In het kader van de bescherming en beveiliging van personen, gebouwen, terreinen en zaken waar Woonforte eigenaar en/of verantwoordelijk voor het beheer is en voor het
bestrijden van overlast, maakt Woonforte gebruik van duidelijk zichtbare camera’s. Voor de inzet van camera’s hebben wij een uitgebreide privacybeoordeling gedaan en hierbij de
organisatiebelangen alsook de belangen van onze huurders en medewerkers hierin meegenomen. Deze camera’s hangen in onze kantoorgebouwen en in bepaalde
huurderscomplexen. Middels bordjes of stickers wordt de aanwezigheid van de camera’s kenbaar gemaakt. De camerabeelden worden niet langer bewaard dan twee weken. Met onze cameraleverancier hebben wij afspraken gemaakt om uw privacy te kunnen waarborgen.

Derden
Woonforte verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden of aan derde partijen die noodzakelijk
betrokken zijn bij de bovenstaande werkzaamheden. Denkt u dan bijvoorbeeld aan aannemers, installatiebedrijven en deurwaarders ten behoeve
van communicatiedoeleinden.

Woonforte heeft maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden door de derde partij worden gebruikt. Enkel de noodzakelijke gegevens worden verstrekt aan de derde partij.
Woonforte is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denkt u dan bijvoorbeeld aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

Woonforte kan op grond van convenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen.
De gegevensuitwisseling vindt binnen de wettelijke kaders plaats en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is.

Woonforte is partij bij de volgende convenanten:
• Convenant Aanpak drugscriminaliteit eenheid Den Haag 2020-2024;
• Convenant Zorgnetwerken ZHN;
• Convenant voorkoming huisuitzettingen;
• Convenant vroegsignalering van schulden
• Samenwerkingsovereenkomst buurtbemiddeling;
• Convenant Gemeente Alphen aan den Rijn woongerelateerde fraude.
In alle andere gevallen vragen we u om toestemming. Die toestemming mag u altijd weigeren of intrekken.

Gegevensbeveiliging
De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en
organisatorische maatregelen beschermd. Onze medewerkers zijn geheimhouding van uw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd
en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek. Deze regels gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en
gebruiken.

Bewaartermijnen
Woonforte bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden.

Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de soort gegevens.
Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden uw gegevens verwijderd/vernietigd/geanonimiseerd. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van
gegevens met zorg gebeurt.

Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar
nodig door middel van een periodiek opschooncyclus.

Uw rechten
Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer, via
privacy@woonforte.nl.

U heeft daarnaast altijd de volgende rechten:

Recht op inzage en afschrift
U heeft het recht de eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze gegevens worden
gedeeld. Een deel van de verwerkte persoonsgegevens kunt u zelf inzien in uw account van Mijn Woonforte. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien gegevens
van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, dan worden deze gegevens afgeschermd.

Recht op correctie
U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn. Een deel van de persoonsgegevens kun u zelf wijzigen in uw account van Mijn Woonforte.

Recht op verwijdering
U heeft het recht om Woonforte te verzoeken gegevens van u te verwijderen. Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:
1. de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn
verzameld;
2. de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
3. u uw toestemming intrekt (indien de verwerking hierop is gebaseerd).

Recht van beperking
U heeft het recht de beperking van de verwerking te verkrijgen wanneer u de gegevens bijvoorbeeld nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een
rechtsvordering.

Dataportabiliteit
U heeft het recht op dataportabiliteit, ook wel overdraagbaarheid van gegevens genoemd. Dat wil zeggen dat u het recht heeft uw persoonsgegevens, die u aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar digitaal bestand kunt verkrijgen. Tevens heeft u het recht die persoonsgegevens aan een andere organisatie over te dragen, zonder daarbij te worden
gehinderd door ons.

Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die:
o digitaal verwerkt worden, en
o die in het kader van de huurovereenkomst of op basis van toestemming worden
verwerkt.

Recht op bezwaar
Het recht op bezwaar staat ook bekend als het recht op verzet. Als de verwerking van persoonsgegevens plaats vindt op basis van de rechtsgrond ‘belang van de organisatie’, dan
heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u een verzoek indient, dienen wij uw identiteit te verifiëren. Wij behandelen uw
aanvraag binnen één maand.

Klacht
Mocht u een klacht hebben over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan dan verzoeken wij u hierover contact met ons op te nemen, zodat wij samen tot een oplossing kunnen
komen. Daarnaast heeft u altijd het recht om uw klacht rechtstreeks bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen.

Wijzigingen van het privacystatement
Wij behouden ons het recht voor dit privacystatement te wijzigen.

Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw gegevens om gaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen. Dit privacystatement is in juli 2020
voor het laatst gewijzigd.

Contact
Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacystatement, dan kunt u
contact opnemen met onze privacy officer, via privacy@woonforte.nl.